Le flex office est une méthode d’organisation de l’espace professionnel qui permet d’optimiser le lieu de travail qui passe de privatif (à l’usage d’un salarié spécifique par exemple) à collaboratif. Ainsi ce lieu peut désormais être utilisable par plusieurs personnes, services ou entreprises sur une même journée. Cela permet ainsi des économies de charges immobilières et une augmentation de la productivité. Toutefois pour bénéficier de ces avantages il est important de bien aménager son flex office, notamment avec du mobilier professionnel dédié.

Quels sont les avantages du flex office ?

Avec, notamment, la crise sanitaire, les entreprises ont cherché des moyens de diminuer leurs charges afin de faire face à la diminution de leur activité. D’autre part, le prix de l’immobilier professionnel allant en augmentant, il leur a fallu aussi repenser l’organisation des espaces de travail.

Garder des bureaux vides lorsque les salariés sont en télétravail a un coût. Payer les charges d’un immeuble de société aussi. Avec le flex office, l’entreprise peut organiser et aménager les bureaux afin qu’ils soient utilisables par plusieurs personnes en fonction de leur emploi du temps. Il s’agit du flex office dit interne. Il est aussi possible de n’avoir qu’un seul bureau en guise de siège de société et louer des espaces de travail, disséminés géographiquement, pour les salariés. On dit alors que le flex office est externalisé.

Pour le salarié les avantages sont aussi multiples :

• Diminution des temps de trajet domicile travail ;
• Choix de l’espace de travail qui correspond exactement à ses besoins ;
• Organisation de l’espace de travail compatible avec un télétravail partiel.

De plus, un bureau organisé de cette façon permet à l’entreprise, grâce aux économies générées, d’offrir au salarié un confort de travail supérieur (mobilier adapté, connexion internet haut débit, espaces de détente etc.)

Quel mobilier pour un bureau en flex office ?

Le mobilier pour un bureau en flex office doit être adaptable, ergonomique et modulable pour répondre aux différents besoins des employés et faciliter la réorganisation de l’espace. Ils sont destinés à créer un environnement de travail agréable mais aussi à améliorer la productivité. En général le mobilier de bureau doit se classer dans l’une de ces trois catégories :

• Définition des espaces (tout le mobilier destiné à délimiter les zones de travail),
• Gestion des espaces (les mobiliers de rangement et accessoires destinés à optimiser un espace spécifique),
• Amélioration de la productivité et ergonomie (le mobilier destiné à améliorer les conditions de travail et prévenir les troubles physiques qui peuvent en découler).

Définir l’espace professionnel

Le mobilier de bureau destiné à définir les espaces professionnels permet de donner à chacun d’entre eux une utilisation spécifique et mise sur la signalétique ainsi que les cloisonnements.

On y trouve, par exemple, le mobilier destiné à l’espace détente comme les canapés et fauteuils mais aussi tout le mobilier acoustique qui permet de créer facilement des zones de communication ou salles de réunion temporaires. À noter qu’outre leur modularité, ces mobiliers sont particulièrement adaptés à la personnalisation et renforcent l’identité de l’entreprise. On peut ainsi faire du flex office tout en renforçant le sentiment de cohésion et de culture d’entreprise.

Bien gérer les zones de travail

Flex office ne doit pas être synonyme d’anonymat pour que les salariés utilisent les zones de travail avec plaisir. Chaque zone doit donc posséder à la fois le matériel de bureau adapté à sa fonction mais aussi de la place pour la personnalisation.

Pour aménager les espaces de bureaux il faut miser sur les équipements les plus récents (matériel informatique de qualité par exemple). Pour les espaces destinés aux réunions prévoir les tables et mobiliers adaptés à l’utilisation de l’informatique mais aussi à la communication des informations tels que des tableaux blancs, des écrans de projection et des supports pour tablettes ou ordinateurs portables afin de faciliter les présentations et les réunions.

N’oubliez pas de créer une zone plus personnalisée permettant au personnel de ranger ses affaires. Les rangements individuels, armoires, casiers doivent être sécurisés et pratiques.

Miser sur la productivité et la sécurité au travail

Pour un flex office rentable, les employés doivent pouvoir s’approprier les espaces lorsqu’ils les utilisent et être concentrés sur leurs tâches. Confort et efficacité devront donc être les maîtres mots dans le choix du mobilier de bureau. Entre autres nous vous conseillons de choisir :

• des bureaux réglables en hauteur qui permettent aux employés de travailler dans différentes positions et d’ajuster leur espace de travail en fonction de leurs préférences,
• des chaises ergonomiques pour assurer le confort de chaque utilisateur,
• des lampes de bureau ajustables,
• mais aussi des accessoires tels que Les supports pour ordinateurs portables, les repose poignets, les tapis de souris ergonomiques et les repose-pieds peuvent améliorer le confort et la posture des employés pendant le travail.

Le flex office est une organisation de l’espace de travail qui peut être source d’économies non négligeable lorsqu’il est bien aménagé. Le mobilier de bureau doit être choisi avec soin. Pour cette raison nous vous conseillons de bien planifier la création de tels espaces avec des professionnels de l’aménagement professionnel.