Les visio-conférences sont devenues une pratique courante dans les entreprises modernes. Cependant, leur mise en place dans un open space peut s’avérer complexe en raison du bruit ambiant et du manque d’intimité. Le plan d’aménagement du bureau open space joue un rôle crucial pour permettre ces échanges à distance tout en préservant la qualité de vie au travail des autres collaborateurs.
En réalité plus que « où », il est plus juste de se demander comment faire une visio-conférence dans un open space et, pour cela, de nombreuses solutions sont à votre disposition.
Aménager l’open space pour les visio-conférences
L’aménagement d’un bureau open space pour les visio-conférences nécessite une approche réfléchie. Il est crucial de créer des zones de travail dédiées qui facilitent la communication à distance tout en préservant la qualité de vie au travail des autres employés.
Parmi les possibilités figurent l’utilisation de cloisons acoustiques modulaires qui peut aider à séparer les espaces et à minimiser la transmission du son entre les différentes zones. Ces cloisons peuvent être autonomes ou intégrées au mobilier existant, offrant ainsi flexibilité et facilité de réagencement.
L’installation de panneaux acoustiques sur les murs et les plafonds peut également améliorer l’esthétique de l’espace tout en contrôlant la réverbération sonore, réduisant ainsi la pollution acoustique et favorisant une meilleure concentration. Le choix de mobilier conçu pour l’acoustique, comme des séparateurs de bureau avec panneaux intégrés ou des cabines de confidentialité rembourrées, peut également contribuer à absorber et à dissiper l’excès de bruit dans l’open space.
Utiliser le matériel adapté
L’utilisation d’équipements adaptés est essentielle pour optimiser les visio-conférences dans un plan d’aménagement de bureau open space.
Des casques avec microphone intégré et suppression de bruit active permettent d’améliorer la qualité audio tout en réduisant les distractions sonores tandis que les webcams haute définition offrent une image nette et professionnelle.
Pour une meilleure confidentialité, des cabines de visio-conférence peuvent être installées dans l’open space. Ces espaces dédiés isolent visuellement et acoustiquement, favorisant ainsi la concentration et la qualité des échanges. Des écrans de confidentialité amovibles sont également utiles pour créer rapidement des zones de travail plus intimes.
Enfin, des systèmes de réservation de salles facilitent la gestion des espaces et la planification des visio-conférences, contribuant à une meilleure organisation de l’agencement open space.
Tirer parti des espaces existants
Pour optimiser l’utilisation des espaces existants dans un plan d’aménagement de bureau open space, il est essentiel de repenser leur fonction.
Les salles de conférence traditionnelles peuvent être transformées en espaces polyvalents, adaptés aux besoins changeants des équipes. L’installation de cloisons mobiles acoustiques permet de diviser ces espaces en zones plus petites, idéales pour les visio-conférences ou le travail collaboratif.
Les couloirs et les coins café peuvent également être aménagés pour accueillir des conversations informelles ou des appels rapides, en y installant des cabines téléphoniques ou des espaces de détente.
Cette approche flexible de l’agencement open space favorise la collaboration tout en préservant la qualité de vie au travail des employés.
Mettre en place une charte de bon usage
Pour optimiser l’utilisation des visio-conférences dans un plan d’aménagement de bureau open space, il est essentiel d’établir une charte de bon usage.
Cette charte doit inclure des règles claires sur la planification des réunions, l’utilisation du matériel et le respect des autres collaborateurs. Il est important de définir des objectifs précis pour chaque réunion et de partager l’ordre du jour à l’avance.
La charte doit également aborder la gestion du bruit, en encourageant l’utilisation de casques et en désignant des zones dédiées aux appels. Enfin, elle doit promouvoir une communication respectueuse et efficace, favorisant ainsi la collaboration et la qualité de vie au travail dans l’agencement open space.
Le succès des visio-conférences en open space dépend d’une approche globale qui tient compte des besoins de tous les collaborateurs. En combinant un aménagement réfléchi, des outils appropriés et une culture d’entreprise respectueuse, les entreprises peuvent installer partout un environnement adapté aux exigences de la communication moderne. Pour cela, l’aide d’un spécialiste de l’aménagement des open spaces est un plus qui permettra à toutes les entreprises d’installer un espace de visio-conférence efficace et adapté à ses besoins.
