Repenser les espaces de bureau, voilà le nouveau challenge que se sont fixés les entreprises françaises. Pour vous aider à comprendre et peut-être adopter vous aussi ces méthodes, nous vous présentons les différents termes pour parler de l’organisation du travail au bureau.

Flex Office, espace de Coworking, Open Space, Desk Sharing… On vous aide à différencier ces différents concepts;

L’open space

L’open space est un concept qui s’impose depuis les années 2000 :  c’est le premier décloisonnement des bureaux. Les bureaux restent attitrés à tel ou tel employé mais il n’y a plus de cloison “en dur” qui les séparent. Cela permet d’échanger beaucoup plus facilement avec son voisin, de développer le « travail en mode projet ». Enfin, cette organisation bénéficie à la convivialité et à l’esprit d’équipe. Le mobilier de bureau est lui aussi pensé pour faciliter les interactions entre les employés et pour faciliter le confort sur le lieu de travail.

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Les avantages de l’open space : En vous passant de murs et de couloirs, vous gagnez de la place et vous pouvez donc installer plus de postes de travail sur une même surface. Il est plus facile de rassembler les équipes sur des “îlots” et de créer un sentiment d’appartenance plus grand à l’équipe, au service ou même à l’étage. La communication est simplifiée.

Les inconvénients de l’open space : Les utilisateurs des bureaux perdent en confort visuel, en confort auditif et en intimité. Pour pallier à ce problème, il est conseillé d’avoir recours à des cloisons acoustiques qui permettent de réduire considérablement les distractions liées au bruit ou au passage des collaborateurs.

Le coworking

Les espaces de Co-Working sont des « espaces neutres » dans le sens où plusieurs employés de différentes entreprises peuvent se retrouver sur le même lieu pour travailler. Ces espaces de co-working » sont aménagés spécifiquement à cette fin. Ambiance feutrée, musique de fond et mobilier design sont à l’honneur pour mettre les utilisateurs à l’aise. Cette pratique a explosé en France : en 2019, on comptait plus de 1700 espaces de coworking.

Les avantages du coworking : lieux de rencontre, espace d’échange et de convivialité, ce sont des endroits privilégiés pour les workers mobiles n’ayant pas besoin de poste fixe permanent. Ils permettent de rationaliser les coûts par poste et sont donc une bonne solution pour les entrepreneurs, start-up ou associations. Ils permettent aussi d’avoir accès à des espaces spécialisés (exemple salle de conférence) à moindre coût.

Les inconvénients du coworking :  Cette forme d’organisation ne s’improvise pas. Il convient donc d’avoir un système de gestion de l’accès à ces espaces afin de contrôler qui y circule sur quel espace et à quels horaires. En résumé, c’est un système qui nécessite de prévoir la logistique et l’organisation adéquate.

Pour les utilisateurs, il convient de se poser les bonnes questions avant de s’engager avec un espace de coworking. En effet, ce sont des espaces souvent très animés avec beaucoup de passage. Attention donc aux nuisances sonores. De plus, les voisins changent fréquemment et peuvent parfois poser des soucis de cohabitation. Enfin, n’oubliez pas que les espaces partagés peuvent limiter vos options pour le travail en équipe. Par exemple, il sera difficile d’improviser une session de brainstorming dans un espace semi-public.

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Le flex-office

Le concept du Flex Office est simple : L’espace de travail est décloisonné, repensé en fonction des besoin de temps de travail. Pas de bureaux attribués à tel ou tel employé car tout l’espace est rendu au collectif.  Les collaborateurs s’installent où bon leur semble selon leur humeur et leurs besoins. Les personnes qui s’installent à une table ne doivent pas laisser leurs affaires en partant, ils doivent le ranger dans un casier attitré. Terminé les innombrables rangés de bureaux alignés les uns à coté des autres, terminé les cloisons grisonnante, les espaces de détente réduits et installés tout au bout du couloir entre deux plantes poussiéreuses.

Le « Flex Office » permet de rendre de vieux espaces de bureaux cloisonnés en immenses espaces aérés et design. Pour le confort et le bien-être de tous les employés, l’ancien mobilier classique est remplacé par du mobilier ergonomique, moderne et design. Des lampes design et des plantes vertes sont aussi installés pour rendre ces nouveaux espaces de travail plus attractif.

Les avantages du flex-office : C’est un très bon système pour encourager le télétravail. En effet, si chacun choisit des jours spécifiques de la semaine de présentiel, chaque place peut être partagée. Vous limitez donc les coûts par poste tout en permettant à vos collaborateurs d’accomplir leur mission à distance. Enfin, c’est une solution adaptée à toute entreprise dont les workers sont nomades et n’ont pas besoin d’un poste fixe spécifique.

Les inconvénients du flex-office :  Si vous réduisez le nombre de poste, il est possible de ne plus pouvoir accueillir tous les collaborateurs en même temps. Vous segmentez donc leur présence et leur temps et réduisez la cohésion de groupe. De plus, l’absence de poste fixe peut créer du stress supplémentaire : la guerre des places est un risque réel. Assurez vous donc d’abord que l’organisation du travail vous le permet.

Voilà pour ce petit tour. Vous l’aurez compris : ces différents concepts ne sont pas exclusifs. On peut tout à fait avoir un coworking aménagé en open space où sont installées plusieurs entreprises, dont certaines d’entre elles ont recours au flex office !