Comment mener des réunions efficaces et productives ?

Rien n’est pire qu’une réunion qui a duré des heures mais dont on n’a, finalement, rien tiré. Pourtant, bien planifiées et organisées, rien de tel que les réunions pour améliorer la productivité de l’entreprise et la transmission des informations entre services. Voici quelques astuces afin de mener des réunions à la fois efficaces et productives.

Un ordre du jour précis et détaillé

Une bonne réunion se prépare : établissez les points à traiter en priorité

Pour être efficace, une réunion doit répondre à un besoin précis, qu’il s’agisse de transmettre des informations ou prendre des décisions. Le programme de la réunion doit donc être rédigé sous forme d’ordre du jour détaillé. Il sera particulièrement important pour vous de ne pas déborder et ne pas laisser les participants le faire. Pour cela il devra aussi leur être communiqué en amont.

D’autre part limitez au maximum la durée de la réunion. Commencez par les points les plus importants et laissez les questions secondaires pour la fin.

Des participants triés sur le volet

Les personnes présentes doivent y trouver leur compte.

Une réunion n’est pas une assemblée générale. Choisissez précisément les personnes qui y participeront en fonction de l’ordre du jour. Les participants devront non seulement être directement concernés par les sujets traités mais être à même d’apporter un complément d’information durant la réunion et transmettre à l’ensemble des personnes sous leur responsabilité les informations ou directives qui en découleront.

Une réunion au bon moment

Programmez vos réunions de sorte à ne pas interférer avec le flux de travail de vos collègues

En fonction de la charge de travail et de l’organisation de l’entreprise, il est primordial de bien choisir le moment idéal pour une meilleur coopération des participants. Choisir de faire une réunion en fin de journée le vendredi ou le lundi matin sont, par exemple, à éviter car ils ne seront probablement pas réceptifs, fatigués ou préoccupés par leurs objectifs hebdomadaires. De manière générale le mardi semble être la journée plébiscitée pour les réunions de travail.

Une salle bien agencée

Une réunion dans une salle trop petite ou trop grande pour vos besoins peut nuire à la fluidité des échanges.

Même si vous avez choisi un ordre du jour précis, les bon participants et le moment adéquat, une salle de réunion trop petite, trop bruyante où on s’emmêle dans les câbles électriques ne permettra pas une bonne productivité. Pour être efficace elle doit être, généralement suffisamment grande pour accueillir tous les participants, isolée acoustiquement pour ne pas être gêné par les bruits extérieurs et permettre d’installer confortablement le matériel informatique et audiovisuel. D’autre part, la table de réunion doit permettre aux participants de se mouvoir facilement et les chaises être assez confortables pour pouvoir y rester assis sans gêne durant toute la réunion. 

Si vous manquez de place il existe de nombreuses solutions pour créer une salle de réunion fixe ou temporaire qui sera parfaitement adaptée à vos locaux et vos objectifs.

Spécialistes de l’aménagement des salles de réunion, n’hésitez pas à nous consulter pour plus d’informations.

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