Créé il a près de 70 ans, l’open space est une organisation du travail permettant d‘optimiser la place dans les lieux professionnels tout en permettant une plus grande productivité des salariés. Malheureusement, depuis la crise sanitaire, l’open space n’est plus le choix préféré en matière de travail et de nouvelles préoccupations en matière d’aménagement apparaissent progressivement.

Comment préserver les avantages de l’open space en 2022 tout en faisant face aux nouvelles contraintes et inquiétudes provoquées par la crise du COVID ? Voici les conseils de nos experts.

Retour sur le lieu de travail : l’open space n’est plus le choix des employés

Les périodes de confinement ont obligé les entreprises à revoir l’aménagement de bureau et le travail des employés collaborateurs afin de pouvoir continuer leur activité. Le télétravail à la maison, dans un premier temps, puis l’utilisation de locaux séparés de l’entreprise ont été les choix les plus fréquents malgré un manque de confort souvent nuisible à la productivité et la concentration. On aurait pu penser qu’une fois la période de confinement terminée, les salariés auraient vu le retour dans les bureaux d’entreprise d’un bon œil. Pourtant les chiffres disent le contraire et notamment concernant l’open space.

D’après une étude réalisée par la chaire Essec Workplace Management, seulement 5% des salariés, travaillant en open space avant le confinement, aimeraient y travailler à l’avenir. Ce type de bureaux est considéré par les employés comme forte source de bruit, créateur d’un environnement de travail manquant de confort, de productivité et générateur de fatigue. L’image d’espace collaboratif avancée par ce type d’aménagement n’intéresse plus. Depuis la crise sanitaire c’est l’hygiène et la sécurité qui priment.

Ainsi 22% des salariés ne souhaitent plus intégrer un open space par manque de distanciation physique, d’espace et de manque de concentration dû au bruit. Mieux encore, 79 % souhaiteraient travailler dorénavant dans un bureau fermé et 9% des salariés sondés préféreraient rester définitivement en télétravail.

L’aménagement des espaces de travail doit désormais prendre encore plus en compte l’hygiène, la sécurité sanitaire mais aussi le confort acoustique et l’ambiance générale. Cela se traduit, dans les open spaces, par des modifications dans le mobilier, la déco et le cloisonnement des bureaux.

La nouvelle tendance de l’aménagement des espaces professionnels

Dans notre article sur les effets du COVID sur l’aménagement des bureaux, nous avions parlé des changements majeurs que la situation sanitaire a provoqués à la fois sur le secteur immobilier tertiaire, avec une baisse significative de l’achat et la location d’espaces par les entreprises, et sur l’aménagement intérieur. La tendance reste clairement aux tiers lieux et au télétravail. De ce fait les bureaux sont de moins en moins attribués à un salarié et de plus en plus attribués à une fonction. Utilisés de façon ponctuelle, ils sont de ce fait moins chargés (ordinateurs portables, mobilier polyvalent) mais, hygiène oblige, plus cloisonnés.

Toujours pour des raisons de sécurité sanitaire, le mobilier doit être désinfecté plus facilement et régulièrement avec un nouvel engouement pour des matériaux antibactériens. Enfin des équipements spécifiques (distributeurs de gel alcoolique, hygiaphones etc…) deviennent indispensables.

Parallèlement à ces besoins directement liés au COVID, les salariés veulent une nouvelle dynamique de travail où productivité rime avec écologie, espace et confort. Un soin particulier est donc dorénavant donné à la fois à la déco (plantes, espaces de détente) mais aussi à la luminosité, l’acoustique et la température.

Tous ces éléments seront désormais à prendre en compte pour aménager votre open space en 2022

Aménager son open space en 2022

Pour aménager efficacement un open space il faut à la fois amplifier les avantages et diminuer (voire supprimer) les inconvénients liés à cet environnement de travail. Il sera aussi nécessaire de prendre en compte les modifications induites par la situation sanitaire.

Comment profiter des avantages de l’open space ?

Le succès de l’open space repose sur deux avantages principaux : une gestion optimale de l’espace et la fluidité de la communication entre employés. Le premier a permis aux entreprises de faire des économies substantielles en matière de place et donc de charges. Le positionnement des bureaux en open space, c’est-à-dire avec un minimum de cloisons, a permis aux équipes et salariés de pouvoir communiquer plus facilement et augmenter leur productivité.

Vous devrez, à la fois, décider avec vos collaborateurs de l’optimisation de vos bureaux (taille du mobilier, regroupement par pôles, couloirs de circulation) et aménager les espaces non dédiés aux bureaux de façon modulaire (rangements polyvalents, salles de réunion en forme d’îlots, espaces détente multifonction).

Limiter les inconvénients de l’open space

Le travail en espace partagé n’a pas que des avantages. Une étude de l’université d’Harvard datant de 2018 sur des sociétés ayant utilisé cette nouvelle organisation, indique que les interactions entre salariés auraient en réalité diminué de 70% dus à la fois au bruit et au manque de concentration induit par les interruptions permanentes. D’autre part, la présence perpétuelle de la hiérarchie dans l’open space conduisait à une baisse de la qualité de travail par manque d’intimité et une sensation accrue de surveillance qu’elle soit réelle ou pas.

Afin de limiter ou supprimer ces inconvénients, il est indispensable, lors de l’aménagement de votre open space de travailler efficacement sur l’acoustique, le cloisonnement des bureaux et d’envisager un espace séparé et fermé pour le dirigeant qui lui permettra de travailler en toute confidentialité tout en rassurant les employés.

Prendre en compte les leçons de la crise sanitaire

Besoin de sécurité sanitaire, d’espace et préoccupation en matière de pollution lumineuse sonore et thermique, sont actuellement au cœur de l’aménagement des bureaux post-covid et doivent être pris en compte dans celui de votre open space.

Priorité aux équipements sanitaires et la distanciation sociale avec des distributeurs individuels de gel hydroalcoolique, une diminution et une gestion différente du nombre d’employés présents, des cloisons en plexiglas (qui combinent transparence et cloisonnement). Pensez aussi à tenir compte du nettoyage et de l’hygiène des surfaces de travail en choisissant le matériau de votre mobilier professionnel.

De plus en plus d’entreprises ont adopté une autre manière de consommer l’énergie plus écologique et plus efficace. Les lampes lumière du jour et à consommation réduite sont de plus en plus utilisées, la domotique se développe tant pour la gestion thermique des locaux que pour la ventilation.

Enfin des espaces “verts” voient le jour à l’intérieur même des open spaces, plantes, jardins en terrasse et même décoration murale dont l’avantage est aussi thermique et acoustique.

Des idées pour aménager son open space en 2022

Nous sommes, chez Fl-Office, particulièrement à l’affût des mobiliers et équipements permettant aux entreprises de créer un espace professionnel à la fois efficace, design et écologique. Voici quelques idées de mobiliers qui pourraient vous intéresser.

Optez pour des bureaux modulables

Les bureaux pour une personne prennent souvent de la place tout comme le seraient des bureaux trop nombreux et pas forcément utilisés. Avec le télétravail et le flex office, l’idéal serait de bénéficier de bureaux modulables et adaptables aux besoins de votre équipe. Le bureau bench ROUND est disponible en de nombreuses configurations. Son plus est d’intégrer aussi un système de rangement pour un gain de place optimal sans nuire au confort de travail.

Des cloisons acoustiques design et efficaces

Les cloisons acoustiques sont utilisées pour isoler un espace de travail, mais elles présentent l’avantage d’être personnalisables et adaptables à tout type d’activité. L’objectif est avant tout de limiter le bruit mais pourquoi pas déco et fun comme notre BUZZICACTUS par exemple ?

Des cabines confortables pour votre travail et vos réunions

Comme nous l’avons vu, un des inconvénients de l’open space peut être le manque de confidentialité. Gérer l’espace efficacement tout en prenant soin du confort et de l’acoustique peut être difficile, notamment pour une salle de réunion. Pourquoi alors ne pas adopter nos cabines acoustiques ? Modulables, confortables et très économes en place, les cabines acoustiques BUZZIHUB permettent, même dans un espace réduit, de créer un havre de confidentialité idéal pour les réunions rapides ou comme bureau discret.

Téléphoner en toute discrétion et sans bruit

Pour diminuer la pollution sonore et pouvoir téléphoner en toute discrétion, notre cabine téléphonique acoustique BUZZIHOOD  à l’avantage de prendre peu de place et de pouvoir être installée partout. Le choix important de coloris lui permet facilement d’être intégrée à un espace accueil ou repos.

Ces quelques exemples ne sont qu’une partie des solutions que vous pouvez facilement mettre en place. Pour bénéficier d’un aménagement optimal de votre open space qui correspondra à votre espace de travail, votre entreprise et votre budget, les spécialistes en aménagement professionnels de Fl-Office sont à votre disposition. N’hésitez pas à nous contacter.