Comment équiper efficacement une salle de réunion ?

La salle de réunion est un espace indispensable à un travail de qualité en entreprise. C’est la pièce dans laquelle se prennent les décisions avec les collaborateurs, il est indispensable de prendre particulière soin de l’équipement de la salle de réunion. Voici comment l’organiser de manière efficace.

Gérer l’espace d’une salle de réunion

Avant de se lancer dans l’équipement, il est important de planifier l’usage de votre salle de réunion

Quel sera l’usage principal votre salle de réunion ? Souhaitez-vous y organiser des conférences ? De simples réunions entre collaborateurs ?

Il ne vous faudra pas la même taille de pièce si vous souhaitez y organiser une visioconférence, en faire un espace de travail pour vos collaborateurs ou faire des réunions avec des clients.

La taille optimale d’une salle de réunion correspond à l’espace vital nécessaire à chaque participant auquel est ajouté celui de l’équipement ainsi que la distance de sécurité entre les murs.

La distance optimale entre participants se calcule comme suit :

– 60 cm de distance minimum entre chaque participant en situation d’écoute ;

– 70 cm minimum de distance si les participants travaillent pendant la réunion (utilisation d’un ordinateur portable par exemple) ;

– Plus de 80 cm de distance si ceux-ci doivent partager des documents.

L’espace de circulation est de 1 mètre minimum entre la personne et les murs de la salle.

Concernant l’espace nécessaire pour l’équipement, vous devrez prévoir, en fonction de vos besoins, de la place pour :

– Le système de visioconférence (écran, vidéo, caméra, micro, vidéoprojecteur etc.) ;

– Le matériel informatique (ordinateurs, imprimante, outils adaptés etc.) ;

– Le mobilier (tables, chaises, tableau) ;

Tous ces éléments pris en compte vous permettront de calculer l’espace nécessaire à votre salle de réunion.

Un équipement et du mobilier de réunion malins

Les tables de réunions modulaires sont idéales pour gagner de la place et s’adapter à vos besoins

Posséder une salle de réunion est indispensable. Pour autant vos locaux professionnels ne sont pas extensibles et vous ne pouvez pas pousser les murs. Pour cette raison les spécialistes en aménagement ont créé des systèmes ingénieux pour l’équipement et du mobilier de réunion pratique et économe en place.

Les tables de réunion en un seul tenant sont dépassées. À présent il en existe des modulables et basculantes. Elles permettent à la fois de n’utiliser que la place nécessaire en fonction des participants mais, surtout, de transformer n’importe quel espace en salle de réunion.

Oubliez les murs

Une salle de réunion dans un espace de travail bruyant ? C’est tout à fait possible avec les cloisons acoustiques. L’avantage de cet équipement est de permettre de créer une salle de réunion « sans murs ». Vous pouvez ainsi subdiviser un grand local en différents espaces professionnels sans effectuer de travaux. Bien entendu, les cloisons acoustiques sont déplaçables à volonté, prennent peu de place et sont faciles à installer.

Besoin de discrétion ?

En cas de visio ou d’audioconférence ou pour des réunions confidentielles, il est possible d’installer des cabines acoustiques. Disponibles pour quatre personnes à la fois, elles permettent de créer un lieu clos, propice à l’échange d’information en toute discrétion. Les cabines acoustiques ont, de plus, l’avantage d’être particulièrement confortables et design.

La salle de réunion idéale pour des réunions efficaces

Les salariés passeraient, en moyenne, huit heures par semaine en réunion. Ces temps d’échange boostent la productivité, la créativité, améliorent l’organisation et augmentent la cohésion des équipes.

Pour augmenter leur efficacité et réduire leur durée il est nécessaire, en plus d’une taille et d’un équipement adéquat, de prendre en compte les différents éléments qui pourraient nuire à une réunion efficace. Parmi celles-ci figurent :

  •  Le bruit ;
  • L’éclairage ;
  •  La température ;
  • L’organisation.

Pensez à améliorer la sonorisation de votre salle de réunion et à la protéger des bruits extérieurs. Un éclairage adéquat diminue la fatigue de même qu’une bonne température.

Plus vous aurez d’équipements dans la salle de réunion plus vous devrez penser à une organisation pour les fils, l’électricité et, de manière générale, laisser le plus de place possible pour les mouvements des participants. Rien de plus agaçant que de passer son temps à éviter des câbles quand on se déplace dans la salle.

Une salle de réunion efficace est d’une taille correcte en fonction de son utilisation et de ses participants. Elle contient l’équipement nécessaire et est protégée des nuisances sonores et visuelles. Elle est organisée.

Il est possible d’aménager une bonne salle de réunion dans tout type de local professionnel. Pour plus d’informations, nos conseillers sont à votre disposition gratuitement et sans engagement de votre part.

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