Bien choisir sa table de réunion est crucial pour un environnement de travail optimal. D’après le baromètre annuel WISEMBY/IFOP, les cadres passeraient en moyenne 24 jours par an en réunion et pourtant près de 35% d’entre eux jugent que ces réunions sont inefficaces. Pourtant les réunions sont indispensables à la gestion, la productivité et la communication en entreprise. Bien organiser ses réunions passe par le lieu où elles se déroulent. Une bonne salle de réunion, suffisamment spacieuse, et une table de réunion adaptée sont indispensables. Ce guide vous fera découvrir tous les choix possibles en matière de table de réunion, quelque soit l’espace dont vous disposés dans vos locaux.

Planifier le lieu des réunions

La salle de réunion est une des pièces les plus importantes de votre entreprise. Elle ne sera pas seulement utilisée dans le cadre de besoins ponctuels avec vos collaborateurs mais pourra tout aussi bien être le lieu de rencontre de vos clients, un espace de formation pour les employés et pour mener des entretiens. Les plus grandes entreprises savent, qu’avec l’espace accueil, la salle de réunion doit être choisie stratégiquement. Une salle de réunion attrayante et efficace joue un rôle positif tant en matière de productivité que dans l’opinion que votre entreprise donne vis-à-vis de l’extérieur.

Une salle de réunion bien conçue peut, au même titre que votre espace accueil, refléter vos valeurs, votre identité et votre professionnalisme. Pour cette raison, il est important de bien l’installer avant d’envisager l’achat du mobilier qui l’équipera. Voici quelques conseils pour vous y aider.

Choisir l’utilisation principale de votre salle de réunion 

Décidez comment votre salle de réunion sera principalement utilisée, qui et combien de personnes l’utilisera régulièrement. Par exemple, si vous avez l’intention de l’utiliser principalement pour des réunions, une longue table de conférence en bois pourrait être idéale. D’autre part, si vous souhaitez avoir la possibilité de vous séparer en petits groupes de discussion à des fins de formation, une table modulaire pourrait mieux répondre à vos besoins.

Puisque la table de réunion sera le point central de la pièce, il est important qu’elle ne soit ni trop grande ni trop petite. Nous vous donnons, un peu plus bas, des tableaux de dimensions utiles pour vous permettre de choisir la taille idéale pour votre salle de réunion.

Pensez confort d’utilisation

Il n’est pas rare de passer plusieurs heures en réunion. Pour une efficacité optimale, il est important de ne pas oublier le confort mais aussi l’acoustique de votre salle.

Choisissez des sièges de réunion adaptés pour permettre une circulation facile. Pensez aussi au confort d’assise.

Concernant l’acoustique, de nombreuses solutions sont disponibles afin, à la fois de protéger votre salle de réunion des bruits extérieurs mais aussi d’éviter une trop grande réverbération due à l’activité à l’intérieur.

Des colonnes acoustiques, panneaux phoniques et mêmes luminaires avec revêtement feutré peuvent vous y aider tout en ajoutant en touche d’élégance et de design.

Calculez bien l’espace nécessaire

Afin d’installer une salle de réunion efficace. Il est important, à partir de la taille de la salle, de prendre en compte les différents équipements qui vont la composer. Puisque vous savez, à présent, quelle sera son utilisation principale, il vous sera assez facile de créer une liste du matériel à inclure qui peut comprendre :

• le matériel audiovisuel ;
• un pupitre ;
• un chevalet de présentation ;
• du matériel informatique ;
• un ou plusieurs meubles de rangements ;
• un point « café » etc.

Mesurez la pièce en tenant compte des fenêtres, des portes et de la hauteur du plafond.

À partir de cette liste, vous pourrez déterminer les sources d’alimentation dont vous aurez besoin et où placer les meubles par rapport aux prises électriques et téléphoniques. Si vous utilisez régulièrement des équipements audiovisuels et de téléconférence, envisagez d’acheter une table de réunion qui comprend une goulotte de gestion des câbles ou un port d’accès à l’alimentation/aux données.

Certaines tables de réunion peuvent posséder des options intéressantes à ce niveau.

Choisir sa table de réunion

Une fois votre salle de réunion planifiée, la table devra être choisie avec soin. Dimensions, placement mais aussi formes doivent être étudiés précisément. Chacun de ces éléments aura un impact direct sur la qualité de vos réunions.

Les différentes dimensions des tables de réunion

Pour choisir une table de bonne taille il est important que vous décidiez du nombre maximal de participants que vous souhaitez accueillir. Ainsi, vous ne serez jamais pris au dépourvu.

Une table de réunion typique, fait environ 152 cm de largeur sur 76 cm de profondeur. Cependant, la taille de votre table dépend de celle de son plateau. Voici un tableau indicatif des différentes dimensions de tables de réunion disponibles dans le commerce et leur nombre de places.

Il est tout à fait possible, pour des raisons de place (ou lorsque la salle de réunion a un usage polyvalent) de se procurer des tables modulables comme notre gamme SHARE, qui permet de créer rapidement une salle de réunion en espace partagé.

Comment correctement positionner une table de réunion

Afin de pouvoir utiliser votre table de réunion il faut, bien sûr, la choisir de la bonne taille mais aussi la positionner de façon qu’il y ait assez d’espace pour circuler entre les utilisateurs et le matériel qui sera intégré à votre salle de réunion.

De manière générale on considère qu’il est important de laisser :

• minimum 60cm pour chaque participant s’il ne fait qu’écouter ; 
• 70 centimètres pour une personne souhaitant prendre des notes;
• 80 centimètres pour l’utilisation de plusieurs supports.

Si vous souhaitez installer un écran, gardez au minimum 1,50 mètre entre lui et la table de réunion. Enfin prévoyez assez large au niveau des portes et fenêtres pour les ouvrir sans gêne.

Nous vous conseillons de prévoir l’espace le plus large possible car une réunion dure généralement plusieurs heures et plus vous serez confinés moins il sera facile de maintenir l’attention des participants.

Choisir la bonne forme de plateau

Il existe un choix important de plateaux pour vos tables de réunion. En ce qui concerne sa forme, outre l’intérêt esthétique, il a aussi été démontré qu’elle exerçait une influence sur la manière dont est perçue la réunion. Aussi étrange que cela puisse paraître, la forme de votre table de réunion peut améliorer l’efficacité de ces moments de collaboration.

La table carrée

La table carrée n’est utilisée, comme son nom l’indique, que pour 4 personnes. Elle est souvent choisie pour les réunions courtes demandant des prises de décision rapides entre employés de même grade ou une petite équipe sur un projet.

La table ronde

Les tables de réunion rondes sont souvent un bon choix pour les petites entreprises. Elles constituent également d’excellentes tables pour les séances de brainstorming car elles encouragent l’intimité et sont le choix préféré des cabinets d’avocats, gestionnaires financiers et conseillers pour leur capacité à mettre les gens à l’aise. Elles ne laissent pas beaucoup de place aux présentations mais sont un bon moyen de stimuler la résolution de problèmes au sein du groupe. Une salle de conférences avec une table ronde donne aux invités un sentiment d’égalité et de créativité.

La table rectangulaire

Les tables rectangulaires indiquent le traditionalisme et l’ordre. Puisqu’un rectangle vous donne la possibilité d’établir une tête de table, il suit l’idée de hiérarchie. La personne à la tête de la table peut s’adresser à tout le monde de la même manière tandis que les autres participants doivent se tourner pour faire face à la tête. C’est pourquoi les tables rectangulaires sont souvent utilisées dans les salles de conseil d’administration plutôt que dans les salles de brainstorming.

Si vous avez une table rectangulaire traditionnelle dans votre salle de réunion, vos invités ressentiront un sentiment de pouvoir et d’organisation.

La table “bateau”

Les tables au format dit « bateau » sont très similaires aux tables rectangulaires mais ont des côtés plus larges et incurvés. Bien que ces tables vous donnent également la possibilité d’établir un chef de table, elles peuvent favoriser davantage la participation de groupe et le travail d’équipe que les tables rectangulaires. Leurs bords incurvés permettent aux participants d’avoir un meilleur accès à leurs voisins.

Alors qu’une table de salle de conférences en forme de bateau favorise toujours l’ordre et le pouvoir, elle donne aux invités un sentiment de travail d’équipe, d’association et de partenariat.

La table en forme de « U »

Parce que les tables en forme de U sont complètement ouvertes d’un côté, elles sont souvent utilisées pour les présentations et les évaluations. Semblables aux tables rectangulaires, elles vous donnent la possibilité de vous adresser à une personne en tant que leader, cependant, ce leader peut plus facilement accéder aux autres autour de la table et la forme en U peut rassembler tout le monde.

Les tables en U donnent l’impression que votre organisation est axée sur l’information et désireuse de collaborer.

Les tables et salles de réunion modulables

Si la polyvalence est votre principale préoccupation, les tables de réunion modulaires sont imbattables. Elles permettent de transformer votre salle en la rendant adaptée à de multiples tâches : formations, téléconférences, réunions importantes du conseil d’administration, etc. La taille, la forme et la fonction peuvent s’adapter à vos besoins. 

Et ce n’était pas la table mais la salle de réunion qui devenait modulable ? Ce choix, souvent effectué dans les espaces professionnels ouverts, est devenu de plus en plus populaire car il permet des configurations très variées tout en préservant confidentialité et acoustique comme notre box AMITY.

Une salle de réunion modulaire démontre un engagement envers la fonctionnalité et la polyvalence.

Le design des tables de réunion (matières, piètements, options)

Votre table de réunion est au centre de votre salle. Elle peut véhiculer de manière efficace l’identité de votre entreprise et améliorer votre productivité. Pour cela, comme pour la forme, le choix des matières, piétements et options peut vous y aider.

Quelle matière choisir ?

Le choix des matières, pour une table de réunion, est très vaste. Il y en a pour tous les goûts et tous les styles. Les trois les plus sélectionnées sont :

• le plateau bois pour sa solidité, son côté chaleureux et son élégance ;
• le plateau verre pour son côté design ;
• le plateau stratifié pour sa résistance aux usages intensifs.

Le choix de votre matière dépendra donc à la fois du design que vous souhaitez et de l’usage que vous ferez de votre table de réunion. Vous pourrez aussi la décliner sur les piètements.

Quelle forme de piètement ?

Le piètement est la partie basse de votre table de réunion, destinée à supporter le plateau. Son choix répond à la fois à une considération esthétique et pratique. Voici un tableau qui regroupe les différents types de piètements et leur utilisation.

Comme pour le reste de la table, ils sont disponibles en une multitude de couleurs et de matières.

Quelles options supplémentaires sont disponibles ?

De nos jours, les tables de réunion sont de plus en plus versatiles. De nombreuses formes leur permettent de servir à des conférences, des séances de brainstorming ou au travail debout. De plus, la présence d’équipements multimédias et informatiques a été prise en compte par les fabricants. Voici quelques exemples d’options supplémentaires que vous pourriez vouloir ajouter à votre table de réunion :

• passe câbles et électrification pour les ordinateurs et le matériel audiovisuel ;
• piètements réglables manuels ou électriques qui permettent de modifier la hauteur de votre table de réunion ;
• plateau inclinable pour la transformer en table de dessin et de travail ;
• séparations acoustiques amovibles pour permettre le travail en petits groupes ou individuel etc.

Le siège de réunion : élément indispensable à choisir avec sa table

Il est rare qu’une réunion dure moins d’une heure. Lors de conférences et formations, les participants peuvent rester assis de 2 à 4 heures. Pour cette raison, il est indispensable de choisir les sièges adaptés à votre salle de réunion.

• Pour les coins réunion informels ou le brainstorming vous pouvez sans risque utiliser des sièges de type chauffeuse, qui allient confort et design ;
• Si vous avez opté pour des salles de réunion et tables modulables, il faudra utiliser des sièges que l’on peut rapidement ranger mais sans faire l’impasse sur le confort comme nos chaises EASY
• Designs, élégants et ergonomiques, les sièges TONUS sont un bon choix pour les grandes tables de réunion.

L’essentiel à savoir pour choisir la table de réunion idéale

Votre table de réunion idéale dépend, dans un premier temps, de la salle à laquelle elle sera dédiée. Décidez de l’espace alloué, du nombre de participants et de l’usage que vous en ferez régulièrement.

De nombreuses options vous permettront de prendre en compte différentes configurations telles que les conférences ou les formations. Vous pourrez aussi transformer votre table de réunion en table de travail assis ou debout.

Les sièges devront être pensés avec l’utilisateur à l’esprit. Plus vos réunions seront longues, plus les sièges devront être confortables, voire ergonomiques.

Si vous ne savez pas quelles options choisir, nos conseillers en aménagement peuvent vous aider contactez-les et indiquez-leur votre projet et budget. Ils se feront un plaisir, gratuitement et sans engagement, de vous diriger vers la table de réunion idéale pour vous.