L’espace accueil est le premier contact des visiteurs avec votre entreprise. Il est donc important que celui-ci représente l’image de votre société. Aménager correctement votre espace d’accueil permet de véhiculer vos valeurs auprès de vos clients et collaborateurs. Comment équiper un espace accueil en 2023 ? Voici quelques conseils.

L’espace accueil est un de nos 5 espaces les plus importants pour votre organisation.

Sélectionner les meilleures pièces pour aménager un espace accueil

Un espace d’accueil ne peut pas être placé n’importe où. Lieu stratégique pour la communication de l’entreprise, la pièce, que vous choisirez pour l’aménager, devra correspondre à des caractéristiques précises de place dans l’entreprise, de taille et de proximité des bureaux.

L’espace accueil : tout de suite après l’entrée

De manière générale, l’espace accueil se trouve après l’entrée de l’entreprise. De ce fait, il faut prévoir une acoustique suffisante pour ne pas être gêné à la fois par les bruits venant de l’extérieur mais aussi des autres espaces professionnels tels que les bureaux. Cependant la pièce devra aussi être suffisamment proche pour permettre une circulation fluide des visiteurs, clients et collaborateurs entre les espaces de travail et l’accueil.

La taille des pièces est importante

En fonction de la taille de votre entreprise, du nombre de visiteurs et travailleurs, l’espace d’accueil doit pouvoir accueillir correctement un nombre important de personnes. Il est aussi important de veiller à une taille de pièce suffisante pour permettre la présence de moyens de communication écrite (panneaux d’affichage, plaquettes, voire écrans muraux).

Prévoir les espaces de commodité

Afin de recevoir vos visiteurs de la manière la plus confortable possible, vous devrez prévoir l’aménagement des espaces et des éléments de commodité indispensables. Pensez au point d’eau, ou, pourquoi pas, une salle cafétéria avec des sièges confortables. N’oubliez pas la signalisation pour les toilettes. Certaines entreprises prévoient même un espace terrasse ou une salle de jeux aussi utilisables par les visiteurs que les collaborateurs.

Éclairage, acoustique et température idéaux pour un espace d’accueil

Participant au confort de l’espace accueil, un bon éclairage, une acoustique relaxante et une température idéale doivent être nécessairement prévus. Le but d’un espace accueil étant de faire patienter les visiteurs et clients et leur permettre de prendre un premier contact avec l’entreprise, ces éléments doivent figurer dans l’aménagement de cette pièce.

L’éclairage : du confort et du style

Afin de participer au confort de l’espace accueil, l’éclairage se doit d’être à la fois suffisamment doux pour les yeux tout en étant assez fort pour permettre la prise de note et la lecture de documents. Prévoyez un éclairage minimum pour une déambulation sans peine avec des spots plus lumineux aux endroits stratégiques. Pensez, en particulier à la luminosité de la banque d’accueil.

Attention cependant à prévoir un éclairage qui ne génère pas de chaleur, notamment au niveau des banques d’accueil. En effet, cela pourrait être à la fois nuisible pour la température générale de la pièce mais, surtout, particulièrement fatigante pour les travailleurs qui devront supporter cette source de chaleur toute la journée.

Le confort thermique : indispensable pour la santé de vos visiteurs

Un mauvais aménagement thermique contribue au stress, au mal-être et à une mauvaise communication dans les bureaux et l’entreprise en général. Afin d’avoir une température idéale dans votre espace accueil, prévoyez entre 20 et 24 degrés. Le chauffage par le sol peut être délicat à utiliser car la chaleur est plus importante au niveau des jambes, ce qui peut occasionner des troubles circulatoires. Pensez à l’isolation thermique de vos sols avec des tapis. De manière générale, un aménagement thermique se pense en même temps que ceux de l’éclairage et de l’acoustique car les produits utilisés pour l’une et pour l’autre peuvent être une source de régulation de la chaleur.

L’aménagement de l’acoustique : point sensible de l’espace accueil

L’espace d’accueil se trouvant entre l’entrée et les bureaux, l’acoustique prend ici une place particulière. L’objectif est, à la fois, de réduire les bruits de l’extérieur et ceux de l’activité de bureau tout en permettant aux visiteurs de communiquer sans pour autant ajouter un important volume sonore.

Pour cela, le mobilier acoustique est particulièrement adapté. Il contribuera d’autre part à la régulation thermique. La gamme est vaste : des fauteuils, sièges et poufs acoustiques et déco en passant par les luminaires et les cloisons. L’avantage du mobilier acoustique réside à la fois dans son efficacité et dans la possibilité de l’adapter au style de l’entreprise.

Le mobilier et la décoration de l’espace accueil

La banque d’accueil

La banque d’accueil est un point central. Il doit donc refléter l’identité de l’entreprise et en donner une image positive. Bureau à part entière, la banque d’accueil se doit d’être confortable et ergonomique pour le travailleur. La luminosité doit être étudiée pour que ce bureau soit à la fois bien repérable par le visiteur tout en évitant une pollution visuelle trop importante comme, par exemple, le comptoir d’accueil LINEA. Bénéficiant de rangements fonctionnels, la banque d’accueil doit aussi être accessible aux personnes à mobilité réduite et assurer une certaine confidentialité.

Les sièges de l’espace accueil : design, confort et acoustique

Parmi les meubles qui composent l’espace d’accueil, les sièges ont un rôle prépondérant. Ils sont destinés à permettre aux visiteurs de gérer leur attente de la manière la plus confortable possible. Pour cette raison, nous déconseillons, lorsque cela est possible, les chaises pliantes, sauf pour de courtes attentes. Le choix en matière de sièges est assez important et dépend à la fois de l’identité de votre entreprise, du nombre de visiteurs ainsi que de la durée d’attente. Il existe de nombreux fauteuils particulièrement confortables qui peuvent transformer votre espace d’accueil en véritable salon. De plus, certains peuvent faire office à la fois de fauteuil de réunion et de meuble acoustique comme notre fauteuil lounge ARCIPELAGO. N’hésitez pas à miser sur le confort. Certains modèles sont à roulette, ce qui permet de les déplacer pour un aménagement plus facile des espaces.

L’aménagement d’un espace d’accueil doit tenir compte du nombre de visiteurs, et de la durée de leur attente. D’autre part l’espace accueil étant la “carte de visite” de l’entreprise, les pièces doivent bénéficier d’une acoustique et d’une décoration soignée. Choisissez le lieu avec soin de manière à permettre la fluidité des échanges entre l’espace accueil et les bureaux. Pensez à contrôler l’éclairage, l’acoustique et la température. Le mobilier de l’espace accueil a un rôle important, à la fois vis-à-vis des clients que des collaborateurs. Pour le choisir correctement, l’avis d’un professionnel est indispensable. A cet effet, nos conseillers sont à votre disposition gratuitement et sans engagement pour vous aider dans vos choix.